委任状等の私文書を外国で用いる場合

お世話になっております。谷島事務所です。

今回は、外国の提出先機関から日本の委任状等の私文書の提出を求められた場合に必要な手続きについてお伝えします。

委任状とは、当事者の一方（委任者）が一定の行為をすることを相手方（受任者）に委託したことを証明する文書です。例えば、外国で会社を設立する手続きを外国の弁護士に委託するとき、委任状が必要になります。

ただ、日本において私人が発行した委任状が真正に作成されたものかどうか、外国の提出先機関には分かりません。そのため、その機関から、事前に委任状について、日本国内の認証手続き（日本の外務省の一定の証明）を求められることがあります。

外国の提出先機関が求める認証手続きの内容はケースバイケースですから、どの程度までの認証手続きを求めるかを事前に、その機関に確認する必要があります。認証手続きを間違えると、やり直しを求められることがあります。

認証手続きは文書が公文書か、私文書かによって異なります。日本の外務省は公文書の作成の真正を証明することはできますが、委任状等の私文書の作成の真正を直接的に証明することができません。そのため、公務員である公証人や法務局長を介在させることにより、間接的に証明する方法を採ります。

以下、委任状等の私文書について、原則的な認証手続きを説明します。

コンテンツ

・公文書、私文書とは

・アポスティーユとは

・公証人の認証

・手続きの流れ

公文書、私文書とは

文書は作成名義人によって、公文書と私文書に区別できます。作成名義人とは、文書の性質から読み取れる、文書を作成すべき者です。

私文書とは、私人が作成する（すべき）文書です。例えば、委任状、履歴書、公文書の翻訳文などです。

公文書とは、公務員が職務権限に基づいて作成する（すべき）文書です。例えば、パスポート、戸籍謄本、会社の登記簿謄本、住民票などです。

外国の手続きにおいて日本の公文書を用いる場合、原則としては、外務省の公印確認を経て、提出先国の駐日大使館等の領事認証が必要になります。

外務省の証明には、公印確認とアポスティーユの2種類があります。

アポスティーユとは

アポスティーユとは「外国公文書の認証を不要とする条約」（1961年10月5日ハーグ条約）に基づく付箋（アポスティーユ）による外務省の証明のことです。

提出先国はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると駐日大使館等の領事認証があるものと同等のものとして、提出先国で使用することができます。

公証人の認証

公証人の認証とは、委任状等の私文書上の署名、署名押印又は記名押印の真正を公証人が証明することです。この証明により、その文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。

以下の3通りの認証方法があります。提出先機関や認証対象の文書によっては、代理自認の方法で取得した認証は認められないこともありますので、提出先機関にご確認ください。

⑴公証人が見ている前で署名者本人が委任状等の私文書に署名や押印をしたことを認証する（面前認証）。

⑵署名者本人が既に署名又は記名押印した委任状等の私文書を公証役場に持ってきて公証人に，この署名又は記名押印は自分でしたことに間違いないと認める（面前自認）。

⑶署名者本人が既に署名又は記名押印した委任状等の私文書を署名者の代理人が公証役場に持ってきて、この署名又は記名押印は本人がしたことに間違いないと本人が認めている、と公証人に述べたことを認証する（代理自認）。

手続きの流れ

原則

委任状等の私文書を相手国機関で用いる場合の原則的な手続きの流れを以下、説明します。

⑴ハーグ条約非加盟国の場合

以下の①から④の流れになります。

• 　①公証人が、署名者本人が私文書を作成したことを認証（公証）し、
  　②その公証人の所属する法務局の長からその私文書に付されている認証が当該公証人の認証したものであることの証明を受け、
  　③次に外務省で、その法務局長の公印が間違いないことの証明を受け、
  　④最後に、提出国の駐日大使館・領事館の領事認証を受けます

⑵ハーグ条約加盟国の場合

上記⑴との違いは、同③がアポスティーユの証明になり、同④が不要になります。

　例外：東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府（ワンストップサービス）

東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府の公証役場では、申請者からの要請があれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できます。このサービスをご利用になると法務局や外務省に出向く必要はありません。

ただし、公印確認の場合は、駐日大使館・領事館の領事認証を必ず取得する必要がありますので、ご注意ください。

※上記は一般的な例であり、文書の種類等により公印確認や領事認証の要否について、個別の確認が必要です。