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外国文書認証、外国向け文書認証
(アポスティーユ、外務省認証等)

コンテンツ
・サービス類型
外国向け文書認証とは
外国向け文書認証手続の代表例
A. サイン認証    (外国文書、外国向け文書認証)
B. 翻訳認証     (主に外国向け文書認証)
C. アポスティーユ認証(主に外国向け文書認証)
・アポスティーユとは
・ハーグ条約加盟国・非加盟国とは
・公文書、私文書とは
・必要資料
・手続の詳細

・サービス類型

外国法人の手続、外国公的機関、銀行などに文書を提出する場合、煩雑な認証手続を当事務所が行います。

例1:外国赴任や海外事業展開が決まり書類を早急に準備することになったが、どうすればよいか分からない。
例2:外国(香港やシンガポール等のオフショア)口座開設や、銀行手続をしたいが、楽に手続きをすませたい。

・外国向け文書認証とは

日本国内であれば、公的機関や金融機関などへ文書を求められた際、公文書や公的証明書を提示又は提出により適法に手続ができます。

しかし外国の機関や銀行に提出する場合は、そのものを提出しても効果がなく、原則、次の役所に手続し、その内容を相手国向けに翻訳し、当該文書に法律資格者の認証が必要となります。

通常のながれ: 公証役場 → 法務局 → 外務省 → 提出国の大使館 → 相手国機関

当事務所にご依頼頂く場合、最初に対象文書のみご送付ください。そのうえで上記手続及び翻訳を全てワンストップで行うことができます。

 

・外国文書認証手続の代表例

A. サイン認証(外国文書、外国向け文書認証)

◇サイン認証
外国や日本拠点で、外国人の会社設立、その他行政手続及び重要な契約(売買契約等)において頻繁

外国人の方は印鑑がなくとも有効な手続が可能となります。

B. 翻訳認証(主に外国向け文書認証)

◇翻訳認証の例
日本の公文書等の翻訳につき、相手国機関から公証人や、行政書士等の国家資格者が認証した文書を求められた際に提出します。

なお相手国提出先機関によっては、行政書士や弁護士の法律資格者作成ではなく日本国の公的機関によるものを求める場合があります。誰の認証を求めているか事前にご確認下さい。

 

C. アポスティーユ認証(主に外国向け文書認証)

外国向け文書手続において、提出先がハーグ条約加盟国の場合、アポスティーユ手続によりさらに早くなります。

◇アポスティーユの例
・公文書認証
外国銀行手続・不動産売買において日本から外国在住者への委任状について、相手国機関から認証文を求められたときに必要
・私文書認証
外国法人の手続のために、法人・会社の商業登記について日本から外国在住者への委任状について、相手国機関から認証文を求められたときに必要
・パスポート認証+翻訳
パスポートの内容を英訳等行い、口座開設手続等において文書作成、認証手続致します。

 

・アポスティーユとは

アポスティーユとは「外国公文書の認証を不要とする条約」(1961年10月5日ハーグ条約)に基づく付箋(アポスティーユ)による外務省の証明のことです。

 

・ハーグ条約加盟国・非加盟国とは

アポスティーユが可能な提出先はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると駐日大使館等の領事認証まであるものと同等のものとして、提出先国で使用することができます。

つまり、ハーグ条約締結国のみ、アポスティーユで可能であり、そうでない場合は原則通りたくさんの役所で手続きが必要です。

 

・公文書、私文書とは

手続きは文書の種類によって異なります。
文書は作成名義人によって、公文書と私文書に区別できます。作成名義人とは、文書の性質から読み取れる、文書を作成すべき者です。

 

公文書とは
公務員が職務権限に基づいて作成する(すべき)文書です。例えば、パスポート、戸籍謄本、会社の登記簿謄本、住民票などです。

外国の手続きにおいて日本の官公庁、自治体等が発行する公文書を用いる場合、提出先機関から公文書に対する外務省の証明を求められることがあります。原則としては、外務省の公印確認を経て、提出先国の駐日大使館等の領事認証が必要になります。ここが日本国内で公文書を使用する場合との違いです。

外務省等(法務局、公証役場を含む)の証明には、公印確認とアポスティーユの2種類があります。

私文書とは
私人が作成する(すべき)文書です。例えば、委任状、履歴書、公文書の翻訳文などです。

 

・必要資料

認証される文書の他に、以下の書類が必要です。代理人申請の場合、委任状も必要です。

公文書:申請書、写真付き身分証明書など。

私文書:申請書、写真付き身分証明書、印鑑登録証明書など。

 

 

・手続の詳細

公文書

公的機関が発行した公文書を相手国機関で用いる場合の手続きの流れを以下、説明します。

⑴ハーグ条約非加盟国の場合

公的機関が発行した公文書について、文書上に押印された公印が間違いないことを外務省で確認(公印確認)し、提出国の駐日大使館・領事館で領事認証を受ける必要があります。

⑵ハーグ条約加盟国の場合

公的機関が発行した公文書について、外務省でアポスティーユの証明を受けます。提出国の駐日大使館・領事館の領事認証は不要です。

私文書

原則

私文書を相手国機関で用いる場合の原則的な手続きの流れを以下、説明します。

⑴ハーグ条約非加盟国の場合

以下の①から④の流れになります。

① 公証人が、作成名義人本人が私文書を作成したことを認証(公証)し、

② その公証人の所属する法務局の長からその私文書に付されている認証が当該公証人の認証したものであることの証明を受け、

③ 次に外務省で、その法務局長の公印が間違いないことの証明を受け、

④ 最後に、提出国の駐日大使館・領事館の領事認証を受けます

 

⑵ハーグ条約加盟国の場合

上記⑴との違いは、同③がアポスティーユの証明になり、同④が不要になります。

例外:東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府(ワンストップサービス)

東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府の公証役場では、申請者からの要請があれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できます。ただし、公印確認の場合は、駐日大使館・領事館の領事認証を必ず取得する必要がありますので、ご注意ください。

※上記は一般的な例であり、文書の種類等により公印確認や領事認証の要否について、個別の確認が必要です。

 

 

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